Huom! Viestien poisto kolmannen osapuolen sähköpostiohjelmista (Outlook, Apple Mail, Thunderbird) ei oletusarvoisesti poista viestejä palvelimelta.


Sähköpostilaatikkoosi kuuluu sähköpostilaatikkokohtainen kokoraja, jonka tullessa täyteen, sähköpostilaatikko ei kykene vastaanottamaan uusia viestejä vaan lähettäjä saa virheilmoituksen 'Mail quota exceeded' - eli tällöin sähköpostilaatikon tilakiintiö on täyttynyt.

Sähköpostilaatikon koko vaihtelee riippuen webhotellista. Voi olla, että olet määritellyt luontivaiheessa myös pienemmän kokorajan tai suurentanut tilarajaa erillisellä lisäpalvelulla.

Jotta sähköpostin kulkuun ei tulisi katkoksia, tämän vuoksi onkin tärkeää seurata sähköpostilaatikon tilan kulutusta ja poistaa tarvittaessa vanhoja viestejä säännöllisesti tilan vapauttamiseksi. Näet sähköpostilaatikkosi kuluttaman tilan webmailin kautta heti sisäänkirjautumisen jälkeen sivun vasemmasta alalaidasta.

Varmin tapa varmistaa sähköpostien poistaminen palvelimelta on tehdä se webmailista käsin. Mikäli käytät sähköpostiohjelmaa sähköpostien lukemiseen, saattaa olla, että olet asettanut ohjelman käyttämään IMAP-protokollaa, jolloin viestit ei poistu palvelimelta, vaikka poistaisit ne omasta sähköpostiohjelmasta (Outlook, Thunderbird, Gmail, Apple Mail). Sähköpostiohjelman pitää käyttää sähköpostien hakemiseen POP3-protokollaa, mikäli haluaa hallita viestejä pelkästään omasta sähköpostiohjelmasta käsin.

Voitte tarkistaa koko levytilan varauksen (mukaan lukien mahdolliset web-sivut) kirjautumalla sisään Plesk-hallintaanne ja klikkaamalla oikealta 'Näytä lisää tilastoja'. Sähköpostilaatikkokohtaiset levytilavaraukset voitte tarkistaa Plesk-kirjautumisen jälkeen valitsemalla 'Sähköpostiosoitteet'.

Huom! Resurssien käyttö -tilasto ei päivity heti, vaan kerran vuorokaudessa.

Sähköpostilaatikon tyhjentäminen

Suurin osa asiakkaistamme käyttää webmailin lukemiseen Roundcube-käyttöliittymää, mutta osalla asiakkaista saattaa olla vielä käytössä Horde-käyttöliittymä. Tämän vuoksi alta löydät ohjeet molempiin käyttöliittymiin.

Roundcube

Tilankulutusikoni kertoo sähköpostilaatikkosi täyttöasteen prosentteina. Mikäli täyttöaste ylittää 95% saat palvelinjärjestelmältämme päivittäin 'Sähköpostilaatikkonne on melkein täynnä' -otsikoituja muistutuksia sähköpostitse tilan täyttymisestä.

Viimeistään tällöin tilaa tulee vapauttaa poistamalla vanhoja tai turhia viestejä valitsemalla poistettavat viestit sähköpostinäkymässä ja klikkaamalla tämän jälkeen ylälaidan valikosta "Poista".

Voit valita useampia viestejä kerralla klikkaamalla näkymässä ensimmäistä poistettavaa viestiä, pitämällä vaihto-näppäintä (shift) pohjassa ja klikkaamalla viimeisintä poistettavaa viestiä.

Voita valita sähköpostikansion kaikki viestit alhaalta valikosta 'Valitse' > 'Kaikki'

Painaessasi 'Poista' viestit poistuvat valitusta kansiosta ja siirtyvät roskakoriin, jossa voit niitä vielä tarkastella. Mikäli siirsit vahingossa roskakoriin myös tärkeän viestin, voit tarvittaessa palauttaa sen takaisin esim. Saapuneet-kansioon valitsemalla 'Roskakori' > (valitse palautettava viesti) > 'Lisää' > 'Siirrä kansioon...' > 'Saapuneet'.

Kun olet varma, että Roskakori-kansiossa ei ole tärkeitä viestejä, voit tyhjentää roskakorin ja vapauttaa sähköpostilaatikon tilaa valitsemalla hiirellä vasemman alalaidan hammasratas-valikosta 'Tyhjennä' jolloin tila vapautuu.

Tarkista samalla tavalla myös muut sähköpostikansiosi - esimerkiksi lähetetyt viestit kansiossa Lähetetyt vievät yhtä lailla tilaa ja myös näitä tulee poistaa ajoittain.

Mitä tehdä, mikäli roskakoriin siirtäminen ei onnistu?

Mikäli sähköpostilaatikkosi on ehtinyt täyttyä kokonaan, ei roskakoriin siirtäminen välttämättä onnistu vaan saatat saada virheilmoituksen "Virhe havaittu. Levytila on loppu. Paina SHIFT + DEL poistaaksesi viestin":

Tämä johtuu siitä, että IMAP-protokollassa ei ole varsinaista toimintoa viestien siirtämiselle kansiosta toiseen, vaan tiedostotasolla siirtäminen tapahtuu kopioimalla viesti ensin toiseen kansioon ja poistamalla vanha viesti. Tämä toimenpide epäonnistuu jos sähköpostilaatikko on niin täynnä, ettei tilaa kopioinnille ole. Ongelman voi ratkaista joko tuhoamalla siirrettävät viestit heti (painamalla SHIT + DEL) tai mukauttamalla webmailin asetuksia kohdasta 'Asetukset' 'Palvelinasetukset' rastita kohta 'Poista viestit, joiden siirtäminen roskakoriin epäonnistuu'.

Vaihtoehtoisesti voit rastittaa kohdan 'Poistamisen sijaan merkitse viestit poistettavaksi', jolloin viestiä ei siirretä poistettaessa erilliseen Roskakori-kansioon, vaan merkataan poistetuksi yliviivaamalla viesti (samaan tapaan kuin vanhassa Horde-webmailissa oletuksena). Poistetuksi merkittyjen viestien tuhoaminen ja tilan vapauttaminen tapahtuu tämän jälkeen vasemman alalaidan hammasratas-ikonin kautta valitsemalla 'Tiivistä'.

Horde

Tilankulutus kertoo sähköpostilaatikkosi täyttöasteen prosentteina sekä sähköpostilaatikon koon. 75%:n täyttyessä mittarin väri vaihtuu keltaiseksi ja 95% täyttyessä punaiseksi, jolloin laatikko on lähes täynnä.

Viimeistään tällöin tilaa tulee vapauttaa poistamalla vanhoja tai turhia viestejä rastittamalla viestit sähköpostinäkymässä ja valitsemalla tämän jälkeen ylälaidan valikosta "Poista".

VINKKI! Voit valita useampia viestejä kerralla klikkaamalla näkymässä ensimmäistä poistettavaa viestiä, pitämällä vaihto-näppäintä (shift) pohjassa ja klikkaamalla viimeisintä poistettavaa viestiä.

Voita valita sähköpostikansion kaikki viestit painamalla ylintä valintalaatikkoa Lähettäjä-sarakkeen vieressä.

Tässä vaiheessa viestit siirtyvät vasta ns. roskakoriin ja näkyvät yliviivattuna vieden edelleen tilaa sähköpostilaatikostasi. Poistettuasi viestejä tarpeeksi, paina lopuksi samaisen valikon kohdasta 'Muut' alavalikkoa 'Tyhjennä poistetut', jolloin tila vapautuu.

Tarkista samalla tavalla myös muut sähköpostikansiosi - esimerkiksi lähetetyt viestit kansiossa Lähetetyt vievät yhtä lailla tilaa ja myös näitä tulee poistaa ajoittain. Halutessasi voit myös piilottaa/näyttää poistetuksi merkityt yliviivatut viestit 'Muut' -valikosta löytyvillä vaihtoehdoilla 'Piilota poistetut' ja 'Näytä poistetut'.

Huomaathan, että käyttötilassa 'Dynaaminen' kaikki sähköpostikansiossasi olevat viestit tulevat valituksi, mikäli klikkaat viestien monivalintarastia (ylin ruksi). Poistaminen kannattaakin tehdä varovasti yksittäisiä viestejä valitsemalla, jottet vahingossa tyhjennä koko sähköpostilaatikkoa kaikista viesteistä.

"Entä jos en halua poistaa vanhoja viestejäni vaan haluan säilyttää sähköpostihistoriani?"

Vaihtoehdot ovat tällöin seuraavat: Voitte joko tilata lisäpalveluna sähköpostilaatikon kokorajan kasvattamisen tai konfiguroida käyttöönne POP3-yhteyttä käyttävän sähköpostiohjelman, jolla luette sähköpostit jatkossa ensisijaisesti. POP3-ohjelma siirtää kaikki sähköpostit oman koneen kiintolevylle ja tyhjentää sähköpostilaatikon jokainen lukukerta, jolloin se ei pääse täyttymään.

Voitte käyttää myös IMAP-protokollaa sähköpostien hakemiseen POP3-protokollan sijaan, mutta tällöin täytyy muistaa käydä tyhjentämässä sähköpostit käsin palvelimelta. Sähköpostit on toki myös mahdollista arkistoida haluamaanne paikkaan esim. teidän tietokoneen omaan levytilaan.

Did this answer your question?